Projektcontrolling: So behältst du den Überblick

31 Jul 2024
de
Murphy

was versteht man unter projektcontrolling

Stell dir vor: Du planst eine riesige Geburtstagsparty. Du hast eine Gästeliste, ein Budget und eine grobe Vorstellung davon, wie der Abend ablaufen soll. Aber wie stellst du sicher, dass alles nach Plan läuft, du im Budget bleibst und die Party ein voller Erfolg wird? Genau hier kommt das Projektcontrolling ins Spiel – auch bei Projekten, die keine Partys sind.

Projektcontrolling mag auf den ersten Blick trocken und kompliziert erscheinen, ist aber im Grunde nichts anderes als die "Kontrolle" deines Projekts. Es geht darum, während des gesamten Projektablaufs den Überblick zu behalten, rechtzeitig zu erkennen, wenn etwas aus dem Ruder läuft, und dann die richtigen Maßnahmen zu ergreifen. Klingt doch eigentlich ganz logisch, oder?

Früher, als die Welt noch schwarz-weiß und Projekte einfacher waren, gab es Projektcontrolling in der heutigen Form nicht wirklich. Erst mit zunehmender Komplexität von Projekten wurde klar, dass man ein System braucht, um die Fäden in der Hand zu behalten. So entwickelte sich das Projektcontrolling zu einem eigenen Fachgebiet, das aus der Praxis für die Praxis entstanden ist.

Heute ist Projektcontrolling aus der modernen Projektlandschaft nicht mehr wegzudenken – und das aus gutem Grund! Egal ob beim Bau einer Brücke, der Entwicklung einer neuen App oder eben deiner Geburtstagsparty: Projektcontrolling hilft dir, deine Ziele zu erreichen, indem es dir folgende Möglichkeiten bietet:

Erstens, und das ist wohl das Wichtigste, sorgt Projektcontrolling für Transparenz. Stell dir vor, du hast ein Budget von 500 Euro für deine Party. Mit Projektcontrolling behältst du deine Ausgaben immer im Blick und weißt genau, ob du noch im grünen Bereich bist oder schon rote Zahlen schreibst. So kannst du rechtzeitig gegensteuern und böse Überraschungen vermeiden.

Zweitens hilft dir Projektcontrolling dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen. Was passiert zum Beispiel, wenn der Caterer kurzfristig absagt oder der DJ krank wird? Durch das Projektcontrolling denkst du über solche Eventualitäten im Voraus nach und entwickelst entsprechende Notfallpläne. So bist du für alle Fälle gewappnet.

Drittens ermöglicht dir Projektcontrolling, fundierte Entscheidungen zu treffen. Angenommen, du musst dich zwischen zwei verschiedenen Locations für deine Party entscheiden. Mit Hilfe von Projektcontrolling kannst du die Kosten, Kapazitäten und andere relevante Faktoren gegenüberstellen und so die beste Wahl treffen.

Vor- und Nachteile des Projektcontrollings

Vorteile	Nachteile
Bessere Planung und Steuerung von Projekten	Zeitaufwand für die Implementierung und Durchführung
Frühzeitige Erkennung von Risiken und Problemen	Zusätzlicher Aufwand für Dokumentation und Reporting
Effizientere Ressourcennutzung	Möglicher Widerstand gegen die Einführung von neuen Prozessen
Höhere Wahrscheinlichkeit, Projektziele zu erreichen	Kosten für Software und Schulungen
Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit im Projektteam	Übermäßiger Fokus auf Zahlen und Kennzahlen

Du siehst also: Projektcontrolling ist kein Hexenwerk, sondern ein wertvolles Werkzeug, um deine Projekte zum Erfolg zu führen!

Natürlich gibt es noch viel mehr über Projektcontrolling zu erzählen, von verschiedenen Methoden und Tools bis hin zu konkreten Beispielen aus der Praxis. Aber das würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Wichtig ist: Trau dich ran! Projektcontrolling ist keine Raketenwissenschaft, sondern ein Handwerk, das man lernen kann.

Fassen wir zusammen: Projektcontrolling hilft dir, deine Projekte im Griff zu behalten, Risiken zu minimieren und deine Ziele zu erreichen. Egal ob große oder kleine Projekte, ob im Beruf oder im Privatleben - mit den richtigen Werkzeugen und etwas Übung kann jeder zum Projektcontrolling-Profi werden.